Die heutige Idee habe ich schon bei Kollegen angesprochen, die das etwas absonderlich fanden, aber vielleicht kann ja jemand außer mir was damit anfangen oder sie weiterentwickeln oder kommt dadurch selbst auf eine Idee. Es geht um einen Dokumentenaufbewahrungsdienst.
Mir kam die Idee als ich mein Regal mit all den Ordnern sah, die irgendwelche Versicherungsunterlagen von 2000 oder die Gehaltsabrechnung von 2003 oder das Abizeugnis enthalten. Da fragte ich mich: muss das sein? Wieso kann man das Zeug nicht irgendwo einlagern, alles vorher einscannen, mit Tags versehen und online abrufbar machen? Voilà, die Idee. Weitere Stichworte und Notizen dazu:

• Der Dienst kostet wenige EUR im Jahr (29,99 EUR?). Es gibt ihn auch für 5 EUR im Jahr, dann wird aber immer Werbung eingeblendet, wenn man ein Dokument anschaut (wenn man die Dokumente zum FAZ Abo anschaut, kommt eine Werbung für die Süddeutsche. Schaut man sich die Autoversicherung an, kommt …. etc). Das Porto für das Einschicken übernimmt der Dienst
• Die Dienstleistung: Einlagern, Einscannen, OCR-Schrifterkennung zum automatischen Taggen, Online abrufbar machen
• Denkbar: wenn die Inhalte der Dokumente interpretierbar sind, kann der Dienst sogar vollautomatisch auf Fristen etc. aufmerksam machen
• Wie würde das ablaufen?
  1. Auf einer Internetseite registrieren
  2. Unterlagen zu Hause sammeln
  3. Genügend Unterlagen da? Dann online anmelden und ein Formular ausdrucken, das die Sendung identifiziert. Parallel kann man entweder eine Liste der Dokument, Anmerkungen, eigene Tags oder ähnliches der Sendung anfügen. Dann wird das Formular ausgedruckt und zusammen mit den Printunterlagen an eine zentrale Adresse gesandt
  4. Vor Ort werden die Dokumente eingescannt, einerSchrifterkennung unterzogen, automatisch mit Tags wie “Versicherung”, “FAZ”, “Abo”, “Gehaltszettel”, etc. versehen und digital abgelegt
  5. Dann werden die Dokumente sicher aufbewahrt.
• Absolute Top-Priorität hat der Datenschutz, gefolgt von einem effizienten Scan-Prozess und einer fläche zum Einlagern der Dokumente. Brandschutz u.ä. ist selbstverständlich
• Kundennutzen: Platz gespart. Kein Dokument geht mehr verloren. Beim Umzug geht nix verloren und es muss nix geschleppt werden. Alles ist digital verfügbar und kann einfach kopiert werden. Alles kann digital durchsucht werden (!) – also kein Durchwühlen von Dokumenten mehr
• wäre ggf. auch für Firmen interessant, die Rechnungen etc. aufbewahren müssen
• Dokumente können online einzeln für Behörden oder andere Interessenten verfügbar gemacht werden: weniger Papierverbrauch, kein Postversand, keine Druckerschwärze für Kopien, schnellerer Zugriff; schont also auch die Umwelt. Man denke nur daran, bei der Steuererklärung statt Kopien Links auf die Dokumente mitzuschicken. Der Dienst garantiert dann für die Echtheit der Kopie!
• ein irrer Gedanke: über die Art der eingelagerten Dokumente automatisch Leute mit ähnlichen Interessen finden?
• Risiko: keiner will seine Dokumente außer Haus schicken.  Sicherheitsbedenken. Niemand will für diese Aufbewahrung zahlen
• Der Dienst sollte internationalisierbar und lokalisierbar sein. Postadresse sollte immer im Inland des Nutzers sein.

Dieser Eintrag wurde am Sonntag, den 30. November 2008 um 06:00 Uhr erstellt und ist in der Kategorie Sonntagsideen zu finden. Kommentare können in einem RSS 2.0 Feed verfolgt werden.
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Tags zu diesem Eintrag: digital, Dokumente, Dokumentenaufbewahrungsdienst, Online, Scannen